MasterPlanning: neues System für Zeitmanagement bei der IMA Schelling eingeführt

Warum bei IMA Schelling künftig immer mehr Papierplaner auftauchen werden – und was das mit weniger Stress, mehr Fokus und besseren Ergebnissen zu tun hat. Vielleicht hat es der eine oder andere schon gesehen: das Lederbuch, welches auf Schreibtischen liegt oder in Besprechungen auftaucht.

MasterPlanning im Kontext unserer Leadership Principles

Dieses Buch ist der Kern von MasterPlanning – einem papierbasierten Planungssystem, welches wir einführen, um Struktur, Fokus und Zuverlässigkeit zu fördern. In den letzten zwei Jahren haben wir intensiv an unseren Leadership Principles gearbeitet. Mit MasterPlanning wollen wir nun eines dieser Prinzipien besonders stärken: die Zuverlässigkeit. Zuverlässigkeit ist die Grundlage unseres Erfolgs. Wir halten Termine und Zusagen konsequent ein. Wenn dies einmal nicht möglich ist, informieren wir frühzeitig und transparent. Wir stehen für Verbindlichkeit: Absprachen und Deadlines werden konsequent eingehalten, Feedback geben wir stets zum vereinbarten Zeitpunkt. So sorgen wir dafür, dass jedes Thema zuverlässig vorangebracht wird.

Ein Kalender als Ort: Die eigene Zeit wiederfinden

Bei MasterPlanning geht es um persönliches Zeitmanagement. Aus allen Kanälen und Richtungen prasseln immer mehr Anforderungen auf uns ein. Wir jonglieren die Aufgaben im Kopf und fragen uns oft: „Wann soll ich das alles nur machen?“ Hilfe bringt der MasterPlanner, ein analoger Kalender. Das kleine Lederbuch wird zum Ort, wo wir das, was wir machen wollen, eintragen. Mit Datum und Uhrzeit. Damit stehen die Aufgaben fest, sind manifestiert und jederzeit sichtbar.

“Der MasterPlanner hilft mir im Besonderen bei den “Kleinigkeiten”, die im Arbeitsalltag erledigt werden müssen. Er bietet die Möglichkeit, ToDos zu erwarteten Rückmeldungen direkt einzuplanen. Weiter habe ich auf einen Blick die Übersicht, wie ausgefüllt der jeweilige Tag ist. Das lässt eine bessere Planung zu.“

Martin Krügers - Director Service IMA Schelling

Handschriftliche Planung: Sich auf Wesentliches konzentrieren

Ein weiteres wesentliches Element ist das wortwörtliche Handling: Wer Aufgaben und Termine von Hand einträgt, arbeitet konzentrierter und lässt sich weniger ablenken. Handschriftliches Planen schafft zudem ein bewusstes Gespür für den Umgang mit Zeit. Aufgaben und Termine werden nicht isoliert oder nur chronologisch betrachtet. Das macht die Planung verbindlicher, Aufgaben klarer und vermittelt ein realistisches Bild der eigenen Kapazitäten.

Studien zeigen: Wer von Hand schreibt, aktiviert Gehirnareale für Aufmerksamkeit, visuelle Verarbeitung und Gedächtnis. MasterPlanning nutzt diesen Effekt: Die händischen Eintragungen im Papierkalender werden durch visuelle und haptische Elemente wie Schriftbilder, Kästchen oder Symbole ergänzt. Diese Muster erleichtern das Abspeichern und Wiedererkennen. Alles, was im Planer steht, hat seinen Platz und seine Bedeutung. Selbst Kleinigkeiten werden dort festgehalten – bleiben sie unerledigt, können sie sonst schnell zu großen Stolpersteinen werden.

MasterPlanning: Übersicht im Alltag gewinnen

Das Planungssystem bringt Ruhe und Kontrolle zurück. Und hat weitere positive Effekte:

• Fokus: Aufgaben, Termine und Vorhaben sind an einem Ort physisch gebündelt und unabhängig von digitalen Systemen verfügbar.

• Entlastung: Was im Kalender steht, ist aus dem Kopf – das Gehirn kann loslassen.

• Effizienz: Aufgaben und Projekte werden transparenter, Ziele realistischer, das Handeln strategischer– das steigert die Produktivität.

• Zuverlässigkeit: Durch das Festhalten im Kalender wird nichts mehr vergessen.

• Kürzere Meetings: Eine effektive Vorbereitung spart Zeit, Ressourcen und Kosten – mit besseren Ergebnissen.

„Der MasterPlanner hilft mir, Termine gezielter vorzubereiten und frühzeitig zu erkennen,wenn etwas nicht rechtzeitig fertig wird. So bleibt mein Kopf frei, nichts geht verloren – und meine Zuverlässigkeit sowie Fokussierung haben spürbar zugenommen.”

Rene Wastl - Director Bid and Order Management IMA Schelling

Den Blick nach vorn richten

Die Einführung von MasterPlanning erfolgt schrittweise und bewusst top-down: Zunächst nutzen Führungskräfte das System, anschließend ihre Teams. Das Training umfasst zwei halbtägige Einheiten an aufeinanderfolgen den Tagen, gefolgt von einem kontinuierlichen, monatlichen Training von jeweils einer Stunde. Die ersten Führungskräfte sind bereits geschult und nutzen den MasterPlanner. Wir sind uns bewusst, dass die Methodik eine Veränderung in der persönlichen Arbeitsweise bedeutet und Offenheit für Neues verlangt. Umso wichtiger ist das positive Feedback, das wir bereits erhalten haben – ein deutliches Zeichen, dass wir mit dem MasterPlanner unsere Leadership Principles wirkungsvoll stärken.

„MasterPlanning gewinnt im Zusammenhang mit unserer Strategie und den Führungsprinzipien zunehmend an Bedeutung. Wir haben mit unseren Leadership Principles - Entscheidungen treffen, zuverlässig sein, kritikfähig sein, als Vorbild vorangehen – wichtige Leitplanken gesetzt.

Was fehlte, war ein Werkzeug, das alles zusammenbringt: Organisation, Entscheidungen, Kontrolle, Zuverlässigkeit. Genau hier setzt MasterPlanning an: Es bringt Verbindlichkeit ins Tun, strukturiert die eigene Arbeit und macht unsere Grundsätze greifbar.

Das hilft, unser Gesamtziel zu erreichen: Führung übernehmen, Verantwortung zeigen, Ergebnisse liefern. Jira ist dabei eine gute Ergänzung; ein Tool zur Steuerung von Aufgaben in Teams, Projekten oder generell im Unternehmen. Es unterstützt aber nicht in der individuellen Zeitplanung einzelner Mitarbeitenden. Wer Wirkung entfalten will, braucht ein Werkzeug, das die Basics abdeckt und unsere Principles in den Alltag überträgt – genau das leistet MasterPlanning.“

Maximilian Lehner - Management IMA Schelling