Mehr Zeit für Wichtiges

MasterPlanning bringt Ordnung in den Arbeitsalltag

Alles ist schon wieder super- dringend, bei diesem Meeting muss ich unbedingt dabei sein und übrigens ist morgen Abgabetermin: So sieht unser Arbeitsalltag leider viel zu häufig aus. Das Dringende verdrängt das Wichtige. Wenn Stress und Zeitdruck zur Normalität werden, leiden auf Dauer die Qualität der Arbeit und die persönliche Gesundheit.

Giovanni Trapattoni beklagte einst leere Flaschen und meinte damit erschöpfte Fußballstars. Wir greifen das Bild natürlich gerne auf und stellen es auf den Kopf: je voller die Flasche, desto weniger Zeit und größer der Stress. Ein Beispiel. Mit meinem Master-Planning-Team betreue ich das Unternehmen ALPLA, einen international führenden Hersteller von Kunststoffverpackungen. Bei ALPLA ist die persönliche Flasche vieler Mitarbeiter derzeit übervoll. Um wieder etwas Luft hineinzubekommen, setzen wir dort auf gute Planung nach dem MasterPlanning-System.

Die Idee ist so alt wie einfach: „Komm ins Tun!“ Das ist leicht gesagt bei so vielen verschiedenen Kommunikationskanälen, Meeting-Marathons und eingespielten Abläufen. Das kleine schwarze Büchlein - der MasterPlanner — hilft beim persönlichen Zeitmanagement. Jede Aufgabe wird darin mit Datum und Uhrzeit festgehalten. Das erfolgt Wochen im Voraus, mit Monats Übersicht zur Planung langfristiger Aktivitäten und Projekte sowie einer Seite für wiederkehrende Aufgaben. So entsteht Eintrag für Eintrag eine klare und verbindliche Tagesstruktur. Im Idealfall ist bis zu 8o Prozent der Zeit planbar. Der Rest bleibt für Unvorhersehbares reserviert.

„Es hört sich paradox an. Mit der handschriftlichen Notiz kommt mehr Struktur ins Arbeitsleben. Wir machen uns Gedanken, was wir wann machen wollen und bis wann erledigen müssen“, sagt Initiatorin Claudia Wörner.

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WIE GEWINNE ICH MEHR ZEIT IM ARBEITSALLTAG?

Dabei helfen diese Regeln:

1. Alles, was ich tun will, kommt sofort mit Datum und Uhrzeit in den MasterPlanner.

2. Mit guter Vorbereitung und Aufgabenzuweisung verkürze ich Besprechungszeiten.

3. Ich versende drei Tage vor dem Meeting eine Agenda mit klarer Aufgabenverteilung und bereite meinen Teil innerhalb von 2 Stunden nach.

4. Wer macht was bis wann in welcher Form?

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Drive statt Dauerlauf 

Mindestens genauso wichtig ist die MasterPlanning-Agenda - oder kurz: MP-Agenda — für effizientere und kürzere Meetings. Wir gehen es dabei von der anderen Seite an: Muss ich wirklich überall dabei sein und alles immer gleich erledigen? Braucht es Kollegin X und Kollege Y bei dieser Besprechung oder reicht ihnen die Zusammenfassung? Wer die persönlichen Aufgaben gut einteilt, vorbereitet in Termine geht und die Zeit der anderen genauso wertschätzt wie die eigene, schafft Platz und Freiraum. Im Kopf und im Kalender. „Die Wahrheit ist: Wer sich aufs Wesentliche konzentriert, gut vorbereitet ins Meeting geht, schnell nachbereitet und auch mal Nein sagen kann, gewinnt jede Menge Zeit. Das können schnell mal bis 5 Stunden in der Woche sein“, schätzt Claudia. Je mehr Mitarbeiterlnnen auf MasterPlanning setzen, desto wirkungsvoller. Ganz ohne Vorbilder geht's nicht und davon gibt es bei ALPLA inzwischen immer mehr. Wesentlicher Motivator ist CEO Philipp Lehner, der seit vielen Jahren auf das analoge Planungswerkzeug schwört.

Der Master Planner ist für mich sehr wertvoll, da er einen umfassenden und organisierten Ansatz zur Bewältigung meiner Projekte, Ziele und Aufgaben bietet, sodass ich als Einzelperson, aber auch mit meinem Team komplexe Arbeitsabläufe besser bewältigen kann. Mit einem klaren Überblick wird es einfacher, fundierte Entscheidungen zu treffen, egal ob es um die Anpassung von Strategien oder die Identifizierung von Engpässen geht.

Alisha Stingl, Head of Global Procurement bei ALPLA

MasterPlanning hat mein Zeitmanagement spürbar verbessert und mir geholfen, meinen Tag gezielt und vorausschauend zu gestalten. Diese einfache, aber wirkungsvolle Methode erfordert Disziplin und Sorgfalt — und sorgt gleichzeitig für mehr innere Ruhe und weniger Stress. Ob du langfristige Ziele in kleine, machbare Schritte unterteilen oder einfach den Überblick über deine Woche behalten möchtest — mit Master- Planning wirst du jeden Tag ein Stück effektiver.

Gabriel Olmos, Regional Manager HR (MXCA) bei ALPLA

Ich bin überzeugt, dass uns der MasterPlanner als Organisation professioneller und effizienter arbeiten lässt. Natürlich stellt uns die geänderte Arbeitsweise zunächst vor eine Herausforderung, aber wenn wir die Methodik innerhalb unserer Prozesse nachhaltig verankern, erschaffen wir einen Mehrwert für alle; allein das gezielte Vor- und Nachbereiten von Terminen führt zu einer viel effektiveren Arbeitsweise und Vermeidung unnötiger Meetings ohne konkretes Ziel oder Nutzen. Es gilt, mit gutem Beispiel voranzugehen und das Potenzial zu vermitteln damit wir diese strukturierte Arbeitsweise erfolgreich umsetzen können.

Daniel Lehner, Global Sales Director Food & Beverage bei ALPLA

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WAS SOLL IN DEN MASTERPLANNER?

1. Monatsübersicht

2. MP-Zettel mit wiederkehrenden Aufgaben

3. Ferienkalender

4. Tagespläne des aktuellen und folgenden Monats: Meetings, Jour fixes, Aufgaben und Kontrollen mit Uhrzeiten

5. Leere MP-Zettel für Notizen

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Keep It Simple

Gute Vorsätze sind leicht gemacht. Aber seien wir ehrlich: Wer verändert schon gerne seine oder ihre Arbeitsweise? Wir Menschen sind nun mal Gewohnheitstiere. Genau darin liegt die Chance. „MasterPlanning soll zur Gewohnheit werden, weil es uns effizienter, verlässlicher und gesünder macht. Wer es nutzt, wird die Vorteile sofort bestätigen“, ist Claudia überzeugt.

Sie hat die Methode systematisiert und mit dem MasterPlanner, dem Cube Timer und der MP-Agenda die Werkzeuge bei ALPLA eingeführt. Cube Timer? Das sind die weißen Würfel mit den vier Zahlen 5, 10, 15 und 30 in den Besprechungsräumen.

Wie digitale Sanduhren gliedern sie das Meeting. Ein Beispiel: 30 Minuten Austausch, 15 Minuten Aufgabenverteilung. Ist die Zeit um, piepst der Cube Timer — Überziehen unmöglich. Ein Notizbuch, ein Zeitwürfel und wenige grundlegende Regeln für alle: Das ist die Grundausstattung fürs MasterPlanning. „Wir haben weder hundert Listen noch zig Bücher. Beim MasterPlanning ist alles an einem Ort und immer verfügbar. Keep it simple“, erklärt Claudia.

Globaler Rollout

Die ausgebildete MP-Trainerin Gabi Prochaska begleitet die weltweite Einführung des MasterPlannings bei ALPLA. Sie reist in die Regionen und stellt den regionalen Führungskräften die Werkzeuge vor. Die Neugier sei groß, verrät sie mit einer Anekdote. Auf dem Weg vom Flughafen zum regionalen HQ in Toluca (Mexiko) sah sie auf der Hin- und Rückfahrt mit KollegInnen aus Indien im Taxi. Beide fragten sie über das Konzept aus und wollten wissen, wann es bei ihnen damit losgehe. Bei der Einführung trifft sie auf verschiedene Typen: Manche sind schon sehr strukturiert, bei anderen herrscht schon mal etwas Chaos. „Die Arbeitsweisen gleichen sich überall auf der Welt. Das bedeutet auch, dass MasterPlanning für alle Mehrwert schaffen kann“, berichtet Gabi.

Ebenfalls ein globales Phänomen: „Viele Führungskräfte tun sich schwer, Besprechungen abzusagen. MasterPlanning soll ihnen dabei helfen.“ Neben Claudia und Gabi begleiten ausgebildete Trainerinnen mit Tipps und Best-Practice-Beispielen bei der Umstellung. Susanne Apelt ist seit 2023 in Hard dabei und ab Mai kommt noch Christina Luger im HQ dazu. Trainerinnen gibt es auch in den Regionen, wie etwa Petra Vallat in Nordamerika.

Jetzt kommt es bei ALPLA auf alle an: Je mehr die MitarbeiterInnen MasterPlanning anwenden, desto mehr Zeit schaufeln sie sich für die wirklich wichtigen Dinge frei. Die Zeichen stehen gut: Im ALPLA-Headquarter Hard wenden (Stand Anfang März 2025) bereits 35 Führungskräfte und weitere 140 MitarbeiterInnen MasterPlanning an. Gute Aussichten gibt es auch in den Regionen: Dort erleben die überzeugten Führungskräfte bei ihren Teams viel Offenheit und Interesse.

Der Text erschein bereits in der Flaschenpost von ALPLA. Veröffentlichung hier mit freundlicher Genehmigung von ALPLA.